Objetivo: Unificar y estandarizar los procesos de digitalización que se llevan a cabo dentro de la Municipalidad de Guaymallén, automatizando procesos de escaneo.
Mediante este proceso se identifica los documentos a digitalizar, se ordenan y clasifican para así escanear los documentos completos y no partes parciales.
Se completa una solicitud de escaneo, luego se transfiere a través del sistema CIVITAS a la dirección de sistemas y luego se remite el expediente a digitalizar.
Se revisa en la carpeta que el documento ha requerido no este previamente digitalizado, preparar la documentación a escanear, revisando las páginas, deshaciéndose de cualquier elemento que impida la ágil captura de las mismas o que pueda entorpecer o imposibilitar el proceso de digitalización. Se escanean los documentos solicitados y se verifica que tanto la imagen digital como las divisiones solicitadas son fieles al documento original en papel y cumplen con los requisitos mínimos de calidad.
Se sube la documentación a la carpeta de la nube correspondiente y luego se envía la documentación física al archivo municipal
Objetivo: Digitalización de los expedientes que se encuentran en papel, para darles continuidad administrativa dentro del Sistema SAYGES
Se genera un nuevo expediente electrónico, seleccionando como tema “continuidad de expediente”, especificando el asunto y número expediente de en la carátula papel.
Al Expediente electrónico se le deberá adjuntar aquella documentación que haga a su continuidad administrativa dentro del circuito de pago, el Expediente electrónico continúa con su circuito al área que corresponda.
El expediente que se encuentra en papel debe ser digitalizado, manteniendo la correcta división de sus partes, identificando mediante título la documentación que contiene. Durante la digitalización se debe verificar que las imágenes sean claras y las firmas plasmadas legibles.
Al cargar el expediente en el sistema se debe adjuntar los datos previamente escaneados respetando el orden del expediente en papel.
Una vez finalizado el proceso de carga del expediente que se encuentra en papel, se deben anexar el Expediente electrónico (como padre) y el expediente físico (como hijo).
Objetivo: Digitalizar planos para su carga en GENUS-SAYGES
Se solicita un presupuesto en Copyplot, en dónde se detalle la cantidad de planos a digitalizar, y el precio final de los mismos. Se deberá generar una Nota Electrónica dirigida a Tesorería, en la cual se debe adjuntar el presupuesto brindado. Se deberá enviar una nota electrónica a la pestaña de “Sello, fotocopias e impresiones” de la bandeja de grupo de Tesorería.
Cualquier tipo de observaciones, ya sea en caso de haber sido aprobada la solicitud o de modificaciones al pedido, deben ser realizadas adjuntando un nuevo documento a la nota electrónica recibida.
La nota electrónica deberá ser devuelta a su unidad de origen para que se tome conocimiento de dicha respuesta.
Se deberá retirar personalmente Tesorería la orden de escaneo solicitada.
El agente solicitante deberá ir a Copyplot con la orden de escaneo y el/los plano/s a digitalizar. Se deberá brindar un correo oficial a dónde enviar el archivo, o un Pen Drive para su carga.